Kulcsok a beérkező levelek rendben tartásához (és naprakészségéhez)
Azok a piros számok, amelyek arról szólnak, hogy 223 olvasatlan e-mailünk van, amikor visszatérünk a nyaralásból, aggodalomra adnak okot, és még nehezebbé tehetik az irodába való visszatérést. E-mailünk rossz kezelése nagy időpazarlássá és még némi csalódássá válhat a nagyon fontos e-mailért, amelyet a spam üzenetek közé temettek, és amelyeket soha nem olvastunk.
Megállt-e számolni, hogy mennyi időt veszteget az e-mailek ellenőrzésére és frissítésére? Munkanapunk teljes produktív idejének 14% -a, a barcelonai városi tanács munkahelyi időgazdálkodásáról a WorkMeter által készített éves tanulmány szerint. A globális McKinsey tanácsadó cég 2012-es tanulmánya megduplázta ezt a százalékot, és biztosította, hogy egy szakember napjának 28% -át e-mailen olvassa és válaszoljon.
A legrosszabb, hogy a szakértők ezt biztosítják A beérkezett üzeneteinket kitöltő üzenetek többsége nem elengedhetetlen a munkánk teljesítményéhez. Íme néhány trükk, amelyek a lehető legjobb módon tudnak megbirkózni a munkahelyi e-mailek bombázásával.
TISZTÍTÁSOK ÉS FERTőtlenítő szerek
A postaládája még egy munkaeszköz, a rend és a tisztaság ugyanolyan fontos, mint az igazi analóg asztalán. Takarítási terv nélkül az e-mailek lemaradása fenntarthatatlanul tovább fog növekedni. Olvasás után azokat, amelyekre nem lesz szükség a további lépésekhez, vagy amelyekre nincs szükség válaszra, ki lehet küszöbölni vagy archiválni, hogy tisztázzuk a zavaró tényezőkről kialakított nézetünket, és helyet teremtsünk azok számára, akikre szükségünk van a figyelmünkre.
A spam mappa ellenőrzése és kiürítése szintén fontos, hogy megszabaduljon az esetleges vírusoktól, amelyek egy tanácstalan kattintásra leselkednek az árnyékban.
ELVÁLASZTÁS ÉS SZERVEZÉS
A legtöbb e-mail szolgáltatás lehetőséget nyújt több beérkező mappa megkülönböztetésére, mappák és szűrők létrehozására, valamint címkék használatával osztályozza az e-maileket. Így időt spórolunk meg például a személyesen nekünk címzett üzenetek és egy hatalmas kereskedelmi kampány részét képező üzenetek vagy egy közösségi hálózat értesítéseinek elkülönítésénél.