E-mailek írása a méréshez - IONOS

Minden nap meg vannak írva körülbelül 269 milliárd e-mailt az egész világon, amelynek többsége a mindennapi munka része. Azonban még mindig sok olyan felhasználó van, aki továbbra is ugyanazokat a hibákat követi el e hivatalos e-mailek írása során, ami a vevő elégedetlenségét idézi elő, mivel a hiányzó mintának tekintik azokat a szövegeket, amelyekből hiányzik a feladó és a címzett közötti kapcsolat típusára jellemző udvarias stílus. professzionalizmus és egyúttal tönkreteszik annak eredményességét, aki megkapja az üzenetet. Eric Horvitz amerikai kutató tanulmányában biztosítani kell, hogy egy ilyen típusú írásos kommunikáció megkapása után egy személy átlagosan akár 15 percet is igénybe vehessen, hogy teljes mértékben újra koncentráljon az általa végzett tevékenységre.

1. Hogyan lehet professzionálisan e-mailt írni?
2. A szakmai e-mail felépítése és tartalma
   1. Első lépés: az ügy
   2. Második lépés: a címsor
      1. Mekkora az alakiság, amelyet be kell tartani?
      2. Hogyan üdvözöljem a címzettet?
      3. Kit köszönthetek először?
      4. Mi a teendő, ha nem tudom a befogadó nemét?
      5. Milyen írásjelek kísérik a címsort?
   3. Harmadik lépés: a bevezetés
   4. Negyedik lépés: a test
   5. Ötödik lépés: a következtetés
   6. Hatodik lépés: Búcsú
   7. 7. lépés: az aláírás
   8. Nyolcadik lépés: mellékletek
3. Szóval, igen: példa egy professzionális e-mailre
4. Hogyan írjunk jól egy e-mailt: mi az és mi nem megfelelő?

"Megállapítottuk, hogy a résztvevők átlagosan közel 10 percet töltöttek a riasztások okozta kapcsolókon, és átlagosan további 10-15 percet töltöttek (a megszakítás típusától függően), mielőtt visszatérnének a megszakított feladatra összpontosító tevékenységre."

Bár még bosszantóbb, ha az e-mail rosszul van megírva, kaotikus és szétválasztott szerkezetű vagy egyszerűen lényegtelen. Annak elkerülése érdekében, hogy ebben a nagyon ismétlődő kommunikációs módszerben tévesen lépjünk, néhány irányelvet figyelembe kell venni.

E-mail saját domainnel

Személyre szabott e-mail címmel és saját domainjével kényszerítse vállalkozását önmagáért beszélni!

Hogyan lehet professzionálisan e-mailt írni?

A válasz egyszerű: előtte vigyázni és reflektálni. A címzett könnyen értékelheti a küldő professzionalizmusát és figyelmességét, ha egy e-mailt megfelelően készítenek, ami különösen megéri a szakmai világban, annak ellenére, hogy több időbe telik annak összeállítása. Mindig írja meg az e-maileket tömör és ne felejtsd el, hogy a szövegnek lennie kell tájékoztató és be kell nyújtania a világos szerkezet. Adja meg az e-mail okát, és segítse a címzettet annak megértésében.

A jó, ha röviden kétszer jó. Fontos, hogy az üzenetet tömören írja meg, az udvariasság formáinak figyelmen kívül hagyása nélkül. Van neki a lehető legrövidebb, mert a szöveg csökkentésével a lényeg kifejezésére korlátozódik, és így megkönnyíti az olvasó számára a legfontosabb információk kinyerését. Hasonlóképpen mindkét fél kevesebb időt tölt el, mivel a feladó kevesebbet ír, és a címzettnek nem kell olyan sokáig olvasnia.

Még több időt takaríthat meg, ha nem ír felesleges e-maileket, amelyek gyakran előfordulnak ebben a három helyzetben:

Ugyanolyan fontos, mint az e-mailekben írt szövegek rövid és tömör jellege udvariasság és a alakiságok alkalmazzák rájuk, különösen a szakmai környezetben. Semmibe sem kerül egy hivatalos beszéd beírása, kérjük, kérdezze meg, köszönje meg és búcsúzzon el megfelelően, és bár ezeket az irányelveket a szükségesnél gyakrabban kerülik el, a 21. században még mindig nagyra értékelik őket. E-mail küldésekor ennek oka van: információkat kérsz, időpontot akarsz kijelölni, vagy egyszerűen csak azt akarod, hogy a címzett vegye figyelembe az elküldött információkat, különösen, ha éppen te válaszolsz egy üzenetre. Ezért ajánlott figyelni az ilyen típusú szöveg jellemzőire, mivel ezek növelik annak esélyét, hogy a címzett komolyan vegye az üzenetet, és úgy döntsön, hogy válaszol.

8 alapvető szabály a jó e-mail íráshoz:

1. Válasszon vonzó témát
2. Használjon megfelelő fejlécet
3. Az elején említse meg a legfontosabb információkat
4. Kompakt és strukturált módon jeleníti meg a tartalmat
5. Használja a listákat és emelje ki a tartalmat a könnyebb olvasás érdekében
6. Válasszon konzisztens betűméretet és stílust
7. Végezze el az e-mailt egy megfelelő búcsúval
8. Végül adja hozzá az e-mail aláírását és a mellékleteket

A szakmai e-mail felépítése és tartalma

A levelekhez hasonlóan az e-mailek is bizonyos struktúrát követnek. Mivel az olvasók képesek ráismerni, a várakozásoknak megfelelően kell rendezni e "digitális levelek" tartalmát, és ezáltal megkönnyíteni a címzett számára a szöveg áttekintését.

Első lépés: az ügy

Minden e-mail elején található a tárgysor, amelynek célja, hogy tömören eljuttassa az olvasóhoz az üzenet tárgya. Fontossága ellenére azonban gyakran feledésbe merül. A postai levelekkel ellentétben az e-mail forgalomban a téma közvetlenül látható a beérkező levelek mappában, ami nagyon hasznos, mivel lehetővé teszi a címzett számára, hogy meghatározza az üzenet sürgősségét, valamint megkereshesse vagy rendezhesse a beérkezett üzeneteket. Itt van néhány példákalkalmas ügyek:

• Találkozó: A hónap mérlege/03.03./10: 00
• Coaching: szakszolgálatok
• Április 7-i értekezlet összefoglaló
• Információs informatika: XY szoftverfrissítés

Ezekkel a példákkal az olvasó felismerheti az üzenet törzsében lefedendő témát. Ezenkívül az ügyben ismerheti a kapott információk sürgősségét is.

Ezért NEM ajánlott olyan témát írni, amely nem a szöveg tárgyára koncentrál, túl hosszú vagy passzív agresszív üzenetet mutat:

• Sürgős. (Célszerű lenne meghatározni, hogy mi sürget.)
• Kérés (lehetőleg jelezze a kérést.)
• Néhány kérdésem volt a múlt pénteki találkozóval kapcsolatban a szállodában (főleg okostelefonok esetében a tárgysor nagyon lecsökken, ezért ajánlatos rövidebb ideig feltenni)
• Re: Üzleti ebéd (Néha egy adott témájú e-mailből átkerül egy másiknak, amelynek semmi köze nincs a megjelenített témához. Fontos, hogy ezekben az esetekben a témát módosítsák. Ha már nem beszélnek róla, vállalati vacsora, de a projektek feladatainak kiosztása esetén a tantárgyat módosítani kell, hogy megkönnyítse a jövőbeni keresését és besorolását.)
• Ilyen lehet? Egyáltalán nem jó ötlet közvetlenül kritizálni, mivel a befogadó védekező álláspontot képvisel, és nem fogadja el a kritikát. Valójában az e-mail nem a megfelelő kommunikációs eszköz a frusztráció elengedésére, ehhez jobb, ha négyszemközt kommunikálunk.

---