Mi az osztályozási ábra; DOKUTEKANA

Az osztályozási táblázat az archívumok alapvető eszköze, mivel az a többi levéltári feladat elvégzésének alapjául szolgál: leírás, értékelés, helyreállítás, terjesztés stb.

Aként definiálhatjuk osztályozási index a dokumentumfilmsorok alapján cégünk vagy szervezetünk.

Az osztályozási táblázat hierarchikus és logikus módon tükrözi vállalatunk funkcióit és tevékenységeit. Tartalmazza a szervezetünk által létrehozott és kezelt összes dokumentumfilm-sorozatot, tekintet nélkül azok támogatására (fényképészeti, papír, elektronikus stb.) És időrendjükre.

Ami a dokumentumfilm-sorozat? Elmondhatjuk, hogy a dokumentumfilmsorozat ugyanazon tevékenység egy bizonyos időtartamú elvégzésének eredménye, vagyis azonos formátumú dokumentumok, amelyeket időrendi sorrendben állítanak elő.

Például a dokumentumok akkor keletkeztek, amikor munkavállalókat vettek fel a „személyi akták” sorozatból. További példák a dokumentumsorozatokra: vevői számlák, beszállítói számlák, igazgatósági jegyzőkönyvek, éves beszámolók, könyvelési könyvek, projektek, bérszámfejtés stb. Bizonyos dokumentumfilmek minden vállalatban készülnek, mások pedig nem, mivel ezek az elvégzett tevékenységektől függenek.

Az osztályozási táblázat megkönnyíti a keresést, mint egyetlen besorolás, amely az összes vállalati dokumentumot tartalmazza, amely elkerüli a párhuzamokat és a szétkapcsolódásokat a vállalat háttérrel való konzultációja és az információ visszakeresése során. Is lehetővé teszi a sorozat megalkotásának kontextusának és kapcsolatának megismerését más sorozatokkal.

Az osztályozási táblázaton minden dokumentumfilm sorozat kódolt és hierarchikusan kategóriákba rendezett, az általánostól a konkrétig. Ez a kódolás lehet alfabetikus, numerikus vagy alfanumerikus, és kizárólagosnak kell lennie a táblázatunk minden szintjén.

Ezenkívül ennek a kódnak önmagában is információt kell szolgáltatnia a kategóriáról és a sorozatról. Ily módon megkönnyíti a dokumentumok ellenőrzését és visszaszerzését, egyetlen és egyértelmű kritérium alkalmazásával.

OSZTÁLYOZÁSI TÁBLÁZATOK TÍPUSA

Többféle osztályozási diagram létezik:

Organikus: tükrözik a a szervezet szervezeti felépítése, szolgáltatásainak, részlegeinek, adminisztratív egységeinek, osztályainak vagy irodáinak reprodukálása.
Funkcionális: ezek elemzésén alapulnak a társaság funkciói vagy tevékenységei, Nem kell egybeesniük annak szerves felépítésével, mivel egy osztály több tevékenységet is végezhet. Ez általában a leghatékonyabb típus, mert rugalmasabb és stabilabb, mint az organikus, mivel jobban támogatja azokat a változásokat, amelyek egy vállalat vagy intézmény pályáján és belső szervezetében bekövetkezhetnek.
Szerves-funkcionális: ezek a leggyakoribbak, és ahogy a nevük is mutatja, hogy a keverék a szerves és a funkcionális rendszerek között. Az ilyen típusú festményeknél a legáltalánosabb kategóriák a produkáló orgonák vagy témák, és a dokumentumfilmsorozat lóg róluk.
Témák szerint: tükrözi a tartalom vagy tárgy dokumentumok.

Az egyik vagy másik rendszer kiválasztásakor azt kell választanunk, amely a legjobban megfelel cégünknek. Ehhez olyan elemeket kell figyelembe venni, mint az adminisztratív dokumentumok és folyamatok stabilitása, objektivitása és jellege.

Nagyobb vagy kisebb hierarchia, vagyis több vagy kevesebb szint és alszint megléte szükségleteinktől függ.