Útmutató az esemény költségvetésének elkészítéséhez
Az események költségvetésének kiegyenlítése az egyik fő kihívás, amellyel a tervezők szembesülnek, és a legtöbb pénzprobléma gyökere a vita kezdeti szakaszából eredeztethető.
Mindig jobb egy esemény megtervezését a rendelkezésre álló pénzügyi források mennyisége alapján kezdeni, és nem fordítva.
Az alábbi információk segítenek megbecsülni a költségeket és meghatározni azokat a területeket, ahol csökkenteni tudja azokat.
Rendszeres rendezvénytervezési költségek
A költségek sokféle forrásból származhatnak, ha végiggondolják a funkció állomásozásának összes összetevőjét.
A legkézenfekvőbbek a helyiségek helyreállításának és bérlésének költségei, de a lista csak onnan nő. A helyzet az, hogy akár egy kiadási kategória figyelmen kívül hagyása katasztrofális hatással lehet az egy főre eső kiadásokra.
Kattints ide a rendezvény költségeinek teljes listájához.
Kérdések, amelyeket feltesz az ügyfeleknek
Eseménytervezőként az a feladata, hogy szakértői segítséget nyújtson az esemény koordinálásában és pénzügyi irányításában.
Ne feledje, hogy ügyfelei a tökéletességről álmodoznak, és ez könnyen elhomályosíthatja a fiskálisan lehetséges megítélését.
Korán eljött az idő a költségvetés és az elvárások közötti szakadék felszámolására. Sokszor ez olyan egyszerű, mint a megfelelő kérdések feltevése és a költségvetés megírása az első találkozó során.
Az alábbiakban felsoroljuk az öt kulcsfontosságú kérdést, amelyet a tervezőknek fel kell tenniük, mielőtt szerződést kötnének ügyfelükkel.
1- Mi az esemény tervezett időpontja és helye?
Talán ez a legalapvetőbb kérdés, de fontos, hogy ügyfele közvetlen választ adjon. Rossz jel lehet, ha sok határozatlanságot vagy konfliktust érez ezzel a témával.
Természetesen néhány ügyfélnek szüksége lesz az Ön segítségére a helyszín kiválasztásában, de valóban legalább néhány helyszínt figyelembe kell venniük.
Jelentős időt tölthet el bevásárlóközpontokban, és még többet fog költeni, ha az ügyfélnek fogalma sincs, mit akar.
2- Hány vendég vesz részt az eseményen?
A 200 és 500 résztvevő közötti költségkülönbség óriási, így ha a kilátás széles körű számot ad, valószínűleg nem végeztek kutatást a költségekről.
Ebben az esetben azonnal folytassa a lista következő kérdésével.
3- Mekkora a költségvetése fejenként?
Inkább vezetünk egy „személyenként” költségvetési vizsgálattal, mert ez jobb képet ad arról, hogy az ügyfél mennyire gondolta az eseményt.
Az olyan általános számokkal ellátott válaszok, mint 5000 vagy 20 000 euró, messze vannak a vendégélménytől.
Bármelyik számot is használja ügyfele a költségvetésének megjelenítéséhez, fel kell bontania egy főre eső arányra, hogy mindketten láthassák, hogy valójában miben kell dolgozniuk.
4 - Mi az eseményed 3 lényeges eleme?
Miután többet megtudott a költségvetésről, ideje meghatározni, hogy elég nagy-e ahhoz, hogy megfeleljen az ügyfelének elvárásainak.
A kötelező kötelességek bizonyos helyzetekben komoly akadályt jelenthetnek. Képzelje el, hogy ügyfele azt akarja, hogy egy bizonyos híresség fellépjen az eseményén, mégsem sejtik, mennyibe fog kerülni, vagy az illető még elérhető.
Ezeket a típusú problémákat kell előre kezelnie, és nem mindig bízhat abban, hogy az ügyfél felhozza őket.
5- Milyen 3 dolgot nem akarsz az eseményed során?
Noha nagyon hasonló az előző kérdéshez, a negatív konnotáció hozzáadásával értelmes információkat nyújthat a tervező.
Mondja például, hogy az ügyfél határozottan ellenzi a csirkehús vacsorára való felszolgálását. Ennek egyik hatása az élelmiszerköltségek növekedése lenne. Csirke opció nélkül meg kell fontolnia a marhahúst vagy a halat, amelyek jellemzően drágábbak.
Annak megértése, hogy a "nem listás" hogyan befolyásolja az összképet, kritikus képesség az ügyfelek kompatibilitásának értékelésében.
Ez az 5 egyszerű eseménytervezési kérdés sok mindent elárul az ügyfeléről, mielőtt vállalja, hogy együtt dolgozik.
Annak ellenére, hogy az új perspektívák elengedhetetlenek a rendezvény üzletéhez, a nem megfelelő típusú ügyfél hosszú távon felemészti az összes erőforrást és pénzbe kerül.
Hozzon létre egy alapvető eseményköltségvetést
Ha van elképzelése az eseményről, és megbecsüli, mennyi pénzzel kell dolgoznia, akkor végre itt az ideje a költségvetés strukturálásának.
Eseménytervezőként kulcsfontosságú az ügyfelének a költségvetésén belül maradni. Ehhez pedig részletes eseményköltségvetésre van szükség, amelyben Ön és ügyfele megállapodik.
Akár új vagy a rendezvények tervezésében, vagy egy tapasztalt szakember, az események költségkeretének megtartása elősegíti a szervezettség és a felkészültséget az ügyfelek minden érdeklődésére, és segít elkerülni a többletköltségvetést.
Alapvető esemény, például szeminárium vagy vacsora esetén Excel vagy más, esetleg hasznos táblázatkezelő programokat használhat.
Sorolja fel a következő négy kategóriát a tetején:
- Tétel (elemek)
- Tervezett kiadások
- Tényleges kiadások
- Részletek
Ezután kategorizálja és kövesse az egyes költségtételeket.
Kezelje az esemény költségkeretét
1 - A helyszín bérleti díjának nyomon követése. Magának az eseménynek a megtervezése közben, és a helyszín értékesítési vezetőjével való találkozás során kövesse nyomon az esemény és a funkcionális tér összes tervezett bérleti díját, a takarítást, a poggyászkezelést és a kapcsolódó költségeket.
2 - Becsülje meg az étkezési költségeket. Ez magában foglalja az összes étel- és italköltséget, beleértve a tippeket és tippeket, amelyek akár 30% -ot is elérhetnek.
3- Dokumentum szállítási díjak. Ez magában foglalja az edzőket, a rendezvény transzfereket és az ezzel kapcsolatos költségeket.
4- Add hozzá a dekorációs költségeket. A legtöbb esemény magában foglalja a dekorációs költségeket, mint például az asztaldíszeket, virágokat, sátorkölcsönzéseket stb. Itt vannak felsorolva ezek a költségek.
5- Szórakoztatási és felszerelési díjak. Az ebbe a kategóriába tartozó közös költségek magukban foglalják az A/V felszerelést, de jó hely a hangszórói díjak felsorolására vagy művészek felvételére is.